老闆交代的事,哪些緊急、哪些重要?7個步驟建立「優先順序 ... | 農藥百科
2020年8月10日—工作、個人目標、生活的所有事情都列下來。第二,將這些事情按「重要X急迫二維矩陣」將所有的事情歸到四個象限中。第三 ...
雖然我們從小到大都有人要我們學會排優先順序,我相信每個人也都聽過也使用過重要 X 急迫的二維矩陣,將所有事情分為重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不緊急也不重要四個象限,但我們的困難點在於判斷什麼才是重要的,加上如果兩件事情都是屬於重要且緊急時,又要如何取捨呢?
「重要 X 急迫的二維矩陣」這工具有它存在的意義。我先解釋一下我的用法吧!
(來源:《OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》,時報出版 提供)
左下跟右上一般不會是什麼大問題,但左下的內容一般是忽略的,甚至連記錄在筆記本上都不會做,多數郵件就屬於這類,你連在上頭多花一秒鐘都嫌浪費,但偏偏很多人有郵件症候群,三不五時要看一下信箱有沒有新的信件,很怕會漏掉重要的信件,我真心認為是一種浪費。
但你可能會問:我到底如何判斷一件事是屬於不重要且不緊急,能直接忽略的?這我下面會再說明。
針對重要且緊急的馬上處理,這應該也不是什麼大問題;但針對不重要但緊急的事情,例如有人找你開會討論事情,這件事對他來說緊急且重要,但對你來說重要性並不高,而這件事又會花你的時間,那你該怎麼處理?
我的方法是能免則免,若無法避免則速戰速決,可以當面五分鐘討論完的事情,我不想花一個鐘頭聽報告,我會 focus 在解決問題,讓事情可以往下,而當面且找到正確的人溝通,溝通的效率就會大大提升。
我發現時間管理無效的人,最大的問題就是分不清楚事情的輕重緩急。舉個例子,有個人跟你說明天我要給老闆一份報告,但有一個問題需要請你給意見,否則交不出去,請問:「這件事情對你而言應該是重要且緊急,還是緊急但不重要?」
請留意,我講的是「對你而言」,因為時限就是明天,但這並不是你的任務,而是別人的任務,所以對他來說是重要且緊急,但對你來說應該是不重要但緊急,你可以不花時間或者花更少的時間把事情解決,而若可以,我會盡量避免不重要但緊急的事情纏上身。
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